POLÍTICAS DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL - COLEGIO BILINGÜE CLERMONT

(Versión 2 - Mayo 28 de 2019)

1. ALCANCE Y PROPÓSITO:

El alcance de este documento y cualquier norma institucional relacionada al correo electrónico (también conocido como E-mail) se suscribe a todas las dependencias académicas y administrativas del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT y que se aplica a toda la comunidad educativa, incluyendo personal administrativo, personal docente y estudiantes (de grado 2° a 11°).

El propósito de esta política es definir y reglamentar las normas generales de uso responsable del correo electrónico institucional, así como los protocolos de asignación y desactivación de cuentas de correo electrónico y la firma empleada por el personal administrativo y docente.

2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT utiliza la infraestructura tecnológica de Google para el uso del servicio de correo electrónico institucional, a través del producto Google G Suite for Education, con una licencia de servicio gratuita y con capacidad de almacenamiento ilimitado. Adicionalmente este correo electrónico cuenta con herramientas adicionales como: Drive, calendario, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, sites, Google Classroom, entre otras. Para mayor información de las herramientas que incluye Google G Suite for Education, puede visitar: https://edu.google.com/intl/es-419/products/gsuite-for-education

3. NORMAS GENERALES

Con el fin de que todos los usuarios del servicio de correo electrónico institucional del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT, hagan un uso adecuado, consideramos pertinente establecer algunas normas generales que favorezcan la seguridad y la buena comunicación a través del correo electrónico institucional.

a. El correo electrónico institucional del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT debe ser usado únicamente para propósitos laborales y/o académicos.

b. Los usuarios del correo electrónico institucional no deben enviar mensajes ofensivos, injuriosos, cadenas de mensajes o mensajes que se relacionen con actividades ilegales y no éticas, o que atenten contra el buen nombre de la Institución o de algún integrante de la comunidad educativa.

c. El servicio de correo electrónico de la Institución no debe ser utilizado para enviar correo basura (Spam).

d. La cuenta de correo electrónico es institucional e intransferible. Por tal motivo no se debe compartir la clave de acceso con otro usuario. El buen uso del servicio está bajo total responsabilidad del propietario de la cuenta.

e. Es responsabilidad de cada usuario tener copias de respaldo (backups) de los mensajes de sus carpetas de correo y de todos los documentos guardados en Drive.

f. Una vez se crea la cuenta de correo, el usuario propietario deberá cambiar su clave de ingreso. En el caso de los estudiantes menores de edad, es importante que los padres acompañen a sus hij@s en el proceso de cambio de contraseña.

g. Los usuarios no deben leer correo ajeno ni generar o enviar correos electrónicos a nombre de otra persona. Se recomienda siempre cerrar sesión después de usar el servicio.

h. Los padres de los estudiantes menores de edad deben acompañar y orientar a sus hij@s cuando consultan el correo fuera de la institución, esto con el fin de monitorear el buen uso del correo electrónico institucional de acuerdo a nuestras políticas.

i. Se recomienda no hacer uso del correo institucional en sitios públicos, en caso de ser necesario, verifique que su sesión quede cerrada al terminar.

j. Avisar a un profesor o al responsable de la administración del correo electrónico institucional (tecnologia@clermont.edu.co) en caso de observar algún inconveniente en el uso de esta herramienta.

k. Utilizar las normas de netiqueta (https://es.wikipedia.org/wiki/Netiqueta) a la hora de escribir un mensaje electrónico.

l. Si un estudiante necesita enviar un correo masivo a alguna lista de distribución del colegio, deberá solicitar autorización al administrador del sistema o solicitar el envío a través de un profesor del colegio.

4. CREACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE CUENTAS

Todas las cuentas de correo electrónico del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT están bajo el dominio clermont.edu.co. Todos los empleados de las dependencias administrativas y docentes, cuentan con una cuenta de correo electrónico; de igual forma los estudiantes de 2° a 11° disponen de una cuenta de correo electrónico para uso exclusivo de sus labores académicas. Para acceder a la cuenta de correo electrónico puede hacerlo a través del enlace “Correo institucional” que aparece en el portal web del colegio, o ingresando a la dirección web http://mail.clermont.edu.co o desde el sitio web de gmail (https://www.google.com/gmail/)

Las cuentas se crean de acuerdo a los siguientes parámetros: a. Si es para personal administrativo o docente se utiliza la siguiente convención para la creación de usuarios: primer nombre seguido de un punto (.) y luego el primer apellido. Para finalizar el nombre del dominio (ej: carlos.sanchez@clermont.edu.co). Si el usuario ya existe, se utiliza el segundo nombre o en caso dado los dos nombres completos (ej: juancarlos.sanchez@clermont.edu.co).

b. También se crean cuentas de correos para dependencias específicas de la institución, sin un nombre personal. Ej (contabilidad@clermont.edu.co). c. Las cuentas de los estudiantes tienen la siguiente convención: las siglas “cs” seguidas de un punto (.), luego el primer nombre seguido de un punto (.) y luego el primer apellido. Para finalizar se asigna el nombre del dominio (ej: cs.jorge.cortes@clermont.edu.co). Si el usuario ya existe, se utiliza el segundo nombre o en caso dado los dos nombres completos (ej: cs.andres.cortes@clermont.edu.co).

Se podrá asignar más de una cuenta de correo electrónico o un alias de correo, a un usuario, de acuerdo a su cargo o responsabilidades.

Las cuentas de correo serán desactivadas después de un periodo de 30 días a partir de la fecha en la cual la persona termine oficialmente su vinculación con El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT o cuando la dependencia deje de existir.

Para facilitar la comunicación de toda la comunidad educativa, se crearán listas de correo electrónico con el fin de organizar grupos de padres, estudiantes y profesores, con restricción de acceso de acuerdo al cargo o dependencia que pertenezca.

5. FIRMA DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

Con el fin de unificar las normas del servicio de correo electrónico institucional y fortalecer la imagen corporativa del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT, todos los empleados de las dependencias administrativas, así como todo el personal docente, deberá tener una firma en su correo electrónico institucional. Las firmas se presentarán en el siguiente orden: nombres y apellidos completos en negrilla, cargo o dependencia, nombre de la institución, teléfono de contacto de la institución (PBX) y si aplica extensión, dirección de la institución, ciudad y país, correo electrónico y página web (toda la firma se escribe en letra negra, tamaño “normal”).

Adicionalmente al final de la firma se anexa el siguiente aviso legal (en letra gris, tamaño “pequeño”): “AVISO LEGAL: La información contenida en este correo electrónico y en todos sus archivos anexos es confidencial y privilegiada, y no necesariamente transmite el pensamiento o convicciones del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT. Si por error Usted ha recibido este e-mail o por las razones que fueren no es Usted el destinatario de este mensaje y toma conocimiento del mismo, por favor comuníquelo al emisor, por este medio, y tenga la amabilidad de eliminarlo de su sistema. El contenido de este correo electrónico no puede ser divulgado por ningún medio, total o parcialmente, a persona distinta de su destinatario.”

Para crear la firma del correo electrónico institucional, ingrese al menú configuración (clic en el icono del piñón que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla), seleccione la pestaña general y luego vaya a la opción firma. Recuerde guardar los cambios después de haber creado su firma.

Ver ejemplo a continuación:

Reinaldo Duque Serna
Coordinador Departamento de Tecnología
Colegio Bilingüe Clermont
PBX: 592 21 55
Cra. 73 No.213A -51 (Vía Arrayanes). Bogotá, Colombia
reinaldo.duque@clermont.edu.co
www.clermont.edu.co

AVISO LEGAL: La información contenida en este correo electrónico y en todos sus archivos anexos es confidencial y privilegiada, y no necesariamente transmite el pensamiento o convicciones del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT. Si por error Usted ha recibido este e-mail o por las razones que fueren no es Usted el destinatario de este mensaje y toma conocimiento del mismo, por favor comuníquelo al emisor, por este medio, y tenga la amabilidad de eliminarlo de su sistema. El contenido de este correo electrónico no puede ser divulgado por ningún medio, total o parcialmente, a persona distinta de su destinatario.

politicacorreo.txt · Última modificación: 2019/05/28 12:59 por reinaldodu
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