(Última actualización: Agosto 6 de 2015)

1.- PRINCIPIOS RECTORES

El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT, aplicará los principios específicos que se relacionan a continuación, los cuales constituyen la base a seguir en la recolección, el manejo, el uso, el tratamiento, el almacenamiento y el intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Principio de seguridad: La información, sujeta a tratamiento por parte del responsable y/o encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, a fin de salvaguardar la seguridad de los registros, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende dicho Tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o la comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de los datos personales, debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable y/o Encargado de dicho tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de todos aquellos datos que le conciernan o pudieran llegar a concernirle.

Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Legalidad: Los Encargados y Responsables del tratamiento de los Datos Personales están sujetos a las disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 al igual que a lo establecido en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Manual de Políticas adoptados por cada uno de ellos para garantizar el debido proceso y el acceso a la información por parte de los titulares de los datos personales.

2.- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Para cumplir su misión, El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT ha recaudado, recauda y seguirá recaudando información personal siempre y cuando medie consentimiento del titular de los datos y acepta expresamente que El COLEGIO BILINGÜE CLERMOT almacene, procese y utilice esta información, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y los que a continuación se relacionan:

a) Desarrollar su legítima misión educativa conforme a los estatutos.

b) Cumplir las leyes aplicables a la educación en Colombia.

c) Administrar y generar reportes para el sistema de gestión académica.

d) Administrar y generar reportes para el sistema contable.

e) Contactar al padre, madre o acudiente del estudiante en caso de requerirse.

f) Cumplir las leyes aplicables a proveedores, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias.

g) Realizar mercadeo de sus programas institucionales, incluyendo educativos y de admisiones.

h) Realizar encuestas afines a la educación, a quienes voluntariamente quieran participar.

i) Informar sobre contenidos educativos.

j) Cumplir todos sus compromisos contractuales.

La información que usted suministre es absolutamente confidencial, El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT no la cede a terceros y la utiliza únicamente para cumplir con sus obligaciones como institución educativa. 

 

3.- DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT, en ejercicio de sus actividades y como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a).- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b).- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respetiva autorización otorgada por el titular.

c).- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

d).- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e).- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

f).- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar además las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga debidamente actualizada.

g).- Rectificar la información cuando sea incorrecta e igualmente comunicar lo pertinente al Encargado y/o Responsable del Tratamiento.

h).- Suministrar al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, según sea el caso, únicamente aquellos datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i).- Exigir al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j).- Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular, en los términos señalados en la presente ley.

k).- Adoptar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para informar al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l).- Informar previa solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.

m).- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

n).- Cumplir con todas las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

4.- DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT, dentro el desarrollo normal de las actividades propias de su razón social, asume como administrador del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Encargado y/o Responsable del tratamiento y en razón de ello, tiene los siguientes deberes

a).- Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b).- Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

c).- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012 al igual que a lo establecido en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

d).- Actualizar la información reportada por el responsable y/o encargado del tratamiento de la misma, dentro de los cinco (5) días, hábiles, contados a partir de su recibo.

e).- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados en la ley1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

f).- Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y en especial, para la atención de las consultas y reclamos efectuados por parte de los Titulares.

g).- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se encuentra regulada en la presente ley.

h).- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal

i).- Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j).- Permitir el acceso a la información únicamente a aquellas personas que pueden tener acceso a ella porque cuentan con la autorización pertinente.

k).- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y por ende existan riegos en la administración de la información de los titulares.

l).- Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

5.- DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales, que son las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento, tienen los siguientes derechos:

a).- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable y/o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b).- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable y/o Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

c).- Ser informado por el Encargado y/o Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d).- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley, en su decreto reglamentario y en las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e).- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable y/o Encargado ha incurrido en conductas contraria a esta ley y a la Constitución

f).- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6.- AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES 

Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por medio escrito o a través de la página web www.clermont.edu.co, y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del Titular.

El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT, al momento de solicitar al titular la correspondiente autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a).- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad.

b).-El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes que ostenten la condición de alumnos regulares debidamente inscritos.

c).-Los derechos que le asisten como Titular

d).-La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Encargado y/o Responsable del tratamiento.

Nota: El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT conservará el documento físico de la autorización  suscrita por el titular, para que en caso de ser solicitada,  bien sea  por parte del titular o bien por requerimiento judicial, se pueda entregar copia de la misma.

 

7.- PROCEDIMENTO PARA CONSULTAR Y HACER RECLAMOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos que le asisten pueden elevar consultas respetuosas,  tal y como lo determina la Constitución Política, y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento que ha sido debidamente establecido, acorde con lo estatuido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012

A.-Procedimiento para hacer Consultas

a) Los titulares podrán consultar la información personal que reposa en la base de datos. El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

b) La consulta la elevará el titular o su causahabiente, por medio escrito dirigido a la Cra. 73 No. 213 A 51 en la ciudad de Bogotá D.C. o por la página web www.clermont.edu.co o al correo electrónico datos@clermont.edu.co

c)  La Consulta será atendida por el COLEGIO BILINGÜE CLERMONT en un término máximo de diez (10)  días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro del término establecido, se le informará inmediatamente al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B.- Procedimientos para hacer Reclamos

Cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos del COLEGIO BILINGÜE CLERMONT debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y  su Decreto Reglamentario 1377  de 2013,  podrá presentar RECLAMO ante el Encargado y/o Responsable del Tratamiento, así:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al COLEGIO BILINGÜE CLERMONT en la Cra. 73 No. 213 A 51 en la ciudad de  Bogotá D.C.,  o través de la página web www.clermont.edu.co  o al correo electrónico datos@clermont.edu.co

b) El reclamo deberá plasmar la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección y deberá allegar todos los documentos que se quiera hacer valer.

c) Si el reclamo resulta incompleto, el COLEGIO BILINGÜE CLERMONT requerirá al interesado,  dentro de los cinco (5)  días siguientes a la recepción del mencionado reclamo,  para que subsane las falencias evidenciadas, si transcurridos dos (2) meses no se ha subsanado el reclamo, se entenderá que el mismo ha sido desistido.

d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

e) El COLEGIO BILINGÜE CLERMONT cuenta con quince (15) días,  hábiles,  contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del reclamo formulado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del tiempo antes mencionado y legalmente establecido, se procederá a informar al interesado acerca de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)  días,  hábiles,  siguientes al vencimiento del primer término.

El titular también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio,  una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el Encargado y/o Responsable en  este caso ante el COLEGIO BILINGÜE CLERMONT.

La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, procederá a ejercer la vigilancia  a que haya lugar, para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

8.-CONDICIONES DE PROTECCIÓN DE LA BASE DE DATOS

La ley 1581 de 2012  al igual que su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ordenaron que el Encargado y/o  Responsable de los Datos Personales establezca  medidas de seguridad sobre los datos personales para su protección y conservación y evitar así la adulteración, perdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento por lo que el COLEGIO BILINGÜE CLERMONT ha implementado una política de seguridad informática, no obstante que aún no ha sido acreditada,  pero con miras a la obtención de la misma y encaminada a la satisfacción de sus vinculados, e igualmente se encuentra desarrollando sus procesos con miras al mejoramiento continuo, al liderazgo y la competitividad institucional.